なぜテンプレが必要なのか（事故の原因は「曖昧さ」）

取引トラブルの多くは、誰かが悪いから起きるわけではありません。
「忙しい」「いつもこうだから」「前もこれで回ってた」——その結果、曖昧なまま進んでしまうことが原因です。

そして、曖昧さが残ったまま進むと、最後にだいたいこの3つで揉めます。

• 追加・変更（どこまでが範囲内？）
• 価格（その追加は無料？有料？）
• 支払い（いつ払う？検収はいつ終わる？）

テンプレは、この3つを「毎回同じやり方で処理する」ための道具です。
人によって対応がバラバラだと、現場は必ず燃えます。だからこそ、型で守るのが一番ラクです。

委託（発注）側：最低限の運用テンプレ（発注／変更／支払）

委託側は、まず「相手に分かる形で出す」「変更は後出しにしない」「支払いを遅らせない」を固めるのが最短です。
ここを整えると、受託側との関係も安定し、結果的に品質も納期も良くなりやすいです。

テンプレA：発注メール（これ1通で最低限を押さえる）

口頭やチャットだけで進めると、あとで確認できずに揉めます。
まずはメール（またはチャット）で、次の項目をセットにして送る運用にします。

必ず入れる項目（最低限）

• 依頼内容（範囲）：何を、どこまでやるか
• 納期：いつまでに必要か
• 金額：税込／税抜、経費の扱いも
• 支払条件：支払日・支払方法

そのまま使える文面例

件名：作業依頼（◯◯）について
本文：
・依頼内容：◯◯（範囲：◯◯まで）
・納期：◯月◯日
・金額：◯◯円（税抜／税込：◯◯）※経費は◯◯
・支払条件：◯月◯日払い／支払方法：◯◯
上記内容で進めてよろしければご返信ください。相違があればご指摘ください。

テンプレB：変更・追加の扱い（“無償の追加”を生まない）

変更や追加が出るのは普通です。問題は「追加なのに、追加扱いになっていない」ことです。
ここをテンプレ化すると、揉め事が一気に減ります。

変更が出たら、必ず3点をセットで出す

• 変更点：何が増える／変わるのか（追加・削除・修正）
• 影響：費用 or 納期（どちらが動くか）
• 合意：いつ合意したか（メール返信でもOK）

そのまま使える文面例

件名：変更依頼（◯◯）について
本文：
追加（変更）内容：◯◯
影響：①追加費用 ◯◯円（または）②納期を◯月◯日に変更
上記で進めてよろしければ、ご承認の返信をお願いします。

※ここで大事なのは、「費用も納期も何も動かない」状態を作らないことです。
追加が出たら、少なくとも「費用」か「納期」のどちらかは動きます。動かないなら、どこかが無理をしています。

テンプレC：価格協議（避けない・先延ばししない）

価格の話は気まずいものです。だから先延ばしになり、関係が悪化しがちです。
ここは「交渉」ではなく、前提条件をそろえる“確認作業”にすると進みやすくなります。

委託側がやるべき流れ（簡単）

1. 協議の要請が来たら、まず日程を決める（先延ばししない）
2. 条件（範囲・数量・納期・品質基準）を整理する
3. 改定が必要かを判断し、根拠をメモに残す
4. 決まった内容を文章で残す

そのまま使える文面例

件名：価格条件の確認（協議）について
本文：
価格条件について一度確認の場を設けさせてください。
前提（仕様・数量・納期）をそろえた上で、今後の条件を整理したく存じます。
候補日：◯/◯（◯）◯時、◯/◯（◯）◯時、◯/◯（◯）◯時

テンプレD：支払い管理（遅れを仕組みで防ぐ）

支払いが遅れる原因は、だいたい次の2つです。

• 検収（確認）の期限が決まっていない
• 社内処理の都合で、支払日が後ろにずれる

そこで、次のルールを決めておくと現場が安定します。

• 検収期限：受領から◯営業日以内
• 検収での指摘は「まとめて一度」で出す（小出しにしない）
• 支払日：毎月◯日（固定）／例外は事前合意
• 支払方法：シンプルに（相殺や手数料負担はルール化）

受託（受ける）側：自分を守るテンプレ（確認／追加見積り／支払の確認）

受託側で一番つらいのは、「言いづらいことを言えないまま、抱え込む」ことです。
そこでおすすめなのは、強く言うのではなく、“確認として文章で残す”やり方です。

テンプレE：着手前の確認（短文でOK）

着手前にこれだけ確認しておくと、範囲ズレが激減します。

件名：作業条件の確認（◯◯）
本文：
念のため確認です。下記条件で進めます。
・範囲：◯◯（成果物：◯◯）
・納期：◯月◯日
・金額：◯◯円（税抜／税込）
・修正：軽微な修正は◯回まで（大幅変更は別途ご相談）
相違があればご連絡ください。

テンプレF：追加依頼が来たとき（角が立たない返し）

追加依頼に「できません」と返すのは角が立ちます。
でも「はい、無料でやります」だと自分が潰れます。
そこで、次の形がちょうどよいです。

件名：追加ご依頼分の確認（◯◯）
本文：
ご依頼ありがとうございます。追加部分が◯◯のため、
①追加費用のお見積り（または）②納期調整について、ご相談させてください。
まずは追加内容の範囲を整理したく、こちらで想定する範囲は◯◯です。相違があればご指摘ください。

テンプレG：価格協議の切り出し（“お願い”にしない）

価格の話は、「お願い」になると負けやすくなります。
そこで、条件変更を理由にした「確認」として出します。

件名：価格条件の確認（協議）のお願い
本文：
条件変更（工数増／コスト上昇等）があるため、次回以降の単価について一度協議をお願いできますでしょうか。
前提条件（範囲・納期・品質基準）をそろえて整理したく存じます。
候補日：◯/◯（◯）◯時、◯/◯（◯）◯時、◯/◯（◯）◯時

テンプレH：支払いの確認（催促ではなく確認）

支払いが遅れそうなときは、感情を入れずに「事実確認」で出すのが安全です。

件名：お支払い予定日の確認（◯◯）
本文：
念のため確認です。◯月分（請求書No.◯◯）のお支払い予定日をご教示ください。
当方の入金確認の都合上、予定日が分かると助かります。よろしくお願いいたします。

記録を残すコツ（メールでもチャットでもOK）

記録は「立派な書類」にする必要はありません。
大切なのは、次の2点です。

• 合意した内容（範囲・金額・納期・支払）
• 変わった内容（追加・変更・延期・改定）

これが追えるように、次の運用がおすすめです。

• 案件ごとにフォルダを作る（メールなら件名統一でもOK）
• 「発注」「変更」「請求」「支払」の4つを必ず残す
• チャットの場合は、重要合意だけメールにまとめて送る（ログが流れやすいので）

いざ揉めたときに強いのは、「長文」ではなく「短文の合意が積み重なっている状態」です。
その形を目指すと、普段の仕事もスムーズになります。

“やりすぎない”導入順（今日からできる3ステップ）

いきなり完璧を目指すと、現場は止まります。
まずは、次の順で入れると失敗しにくいです。

ステップ1：発注（着手前）のテンプレだけ入れる

「範囲・納期・金額・支払」を出すだけで、トラブルの半分は減ります。

ステップ2：変更が出たら“必ず一回止める”ルールを入れる

追加が出たら、費用か納期のどちらかを動かす。
これができると、無償対応の抱え込みが減ります。

ステップ3：価格協議と支払い確認を“事実ベース”で回す

気まずい話ほど、テンプレで淡々と出す。
感情が入らないだけで、関係が壊れにくくなります。

次のDay5では、これまでの内容をまとめて、委託側・受託側それぞれの「最終チェックリスト」と、 よくある相談パターンを整理します。