サイバーBCPは、システム停止中の仕事と復旧後の戻し方を決める計画です

BCPは「業務継続計画」や「事業継続計画」のことです。サイバー攻撃などでシステムが使えなくなったときに、優先する業務、代わりの手順、通常の運用に戻る方法を決めておきます。

厚生労働省は、医療機関向けに、サイバー攻撃を想定したBCPの確認表や手引き、ひな形を公開しています。介護事業所でも、既存の計画を点検する際に、業務の優先順位や代替手順を考える視点は役立ちます。医療機関向けの確認表をそのまま当てはめず、訪問・通所・入所など、自施設のサービスに合わせて考えましょう。

点検の出発点は「どの機器を先に直すか」より、「何が確認できないと、安全に仕事を続けられないか」です。そこから考えると、先に確保する情報や、復旧を優先してほしい機能を保守会社にも伝えやすくなります。

ケース1：診療所で電子カルテが開かない朝

ここからは、計画を点検するための仮想ケースです。ある診療所で、受付と診察室の両方から電子カルテが開けなくなりました。原因は調査中ですが、予約した患者さんはすでに来院しています。

受付では、患者さんを案内し、待ち時間や今後の対応について、現時点で分かっていることを伝えます。同時に、診療の責任者は、本人確認や必要な診療情報をどの方法で確かめられるかを確認します。

承認済みの代替手順で必要な情報を確認できる場合は、責任者が安全に行える範囲を判断します。一方、処方や検査に必要な情報を確認できない場合は、記憶や推測で進めず、延期や他院への案内などを含めて責任者が対応を決めます。緊急性が疑われる場合は、施設の緊急対応手順に従います。

ここで点検したいのは、「紙で診療する」と書いてあるかだけではありません。必要な様式はどこにあり、誰が取り出せるのか。過去の情報はどこまで確認でき、何を確認できなければ判断を保留するのか。受付と診療側の両方が答えられるかを確かめましょう。

ケース2：訪問介護の出発前に記録システムが使えない

別の仮想ケースです。訪問介護事業所で、当日の訪問予定と申し送りを管理しているクラウドサービスに入れなくなりました。提供会社からは調査中と連絡があり、復旧の時刻はまだ分かりません。

訪問先や時刻が分かっても、直近の予定変更や利用者ごとの注意事項を確認できるとは限りません。前日までの控えがあっても、いつ作ったものか、その後に変更がなかったかを確かめる必要があります。

管理者や代わりの責任者は、承認済みの資料や連絡手段で、訪問先・予定・安全に必要な情報を確認します。そのうえで、予定どおり行える訪問、追加確認が必要な訪問、利用者や家族などへの連絡・調整が必要な訪問を分けます。

一律に訪問を取りやめると、利用者の生活に影響することがあります。一方、情報を確認しないまま予定を優先することもできません。「何が分かれば実施できるか」「分からないときは誰が判断するか」を決めておくと、職員一人に判断が集中しにくくなります。

業務は「続ける」「条件がそろえば続ける」「判断を待つ」に分けます

停止時の業務を考えるときは、次の3つに分けると整理しやすくなります。以下は点検のための例です。実際に続けられる範囲は、施設の手順と責任者の判断に従います。

この分け方は、医療・介護以外の事業者にも応用できます。例えば、受注システムが止まった場合、問い合わせの受け付けは続けられても、在庫や納期を確認できるまでは、出荷を約束しないという判断ができます。

紙や電話に切り替えるなら、使う条件と管理方法も決めましょう

紙の様式や電話は、普段のシステムが使えないときの選択肢です。ただ、用意してあるだけでは、実際に使えるとは限りません。次の点を平時に確かめましょう。

• 取り出せるか：承認済みの用紙や連絡先を、共有フォルダが使えないときも確認できるか。
• 情報が新しいか：控えの作成日時や更新担当が分かり、変更の有無を確かめられるか。
• 安全に扱えるか：誰が閲覧・持ち出しできるか、使用後は誰に返し、どこで保管するか。
• あとで照合できるか：記録の対象、実施日時、記録者が分かり、通常の記録に戻せるか。

夜勤者や訪問中の職員が使えるかも確認してください。管理者しか開けられない場所に様式があると、管理者不在時には使えません。一方、誰でも閲覧できる場所に患者・利用者の情報を置くと、別の問題が生じます。必要な職員が必要な情報にアクセスできるよう、保管場所と取扱いを決めましょう。

復旧の連絡を受けたら、記録を照合してから通常運用に戻します

画面が開けることと、現場が通常どおりに使えることは別です。バックアップから戻した場合は、どの時点のデータまで戻ったかによって、反映されていない記録が異なります。

通常運用へ戻る前に、次の順番を決めておきましょう。

1. 使える範囲を確認する：保守会社やシステム担当者に、利用を再開できる機能と、復旧したデータの時点を確認します。
2. 切り替えを知らせる：施設の責任者が、いつから通常運用に戻すか、引き続き代替手順を使う業務は何かを職員に伝えます。
3. 停止中の記録を集める：紙の記録、電話で受けた変更、保留した依頼などを取りまとめます。
4. 漏れや重複を確かめる：停止中の記録とシステムにある情報を照合し、誰が反映し、誰が確認するかを明確にします。

例えば、訪問時刻の変更を電話で受けた後にシステムが復旧した場合、画面上には変更前の予定が残っているかもしれません。記録を照合しないまま通常運用に戻ると、訪問の抜けや重複につながります。「復旧したら誰が確認するか」まで決めておくことが、業務を戻すための備えです。

今日の一歩：15分で「明日の朝、半日止まったら」を話し合いましょう

最初の点検は、実際のシステムを止めなくてもできます。現場の職員と管理者で、電子カルテ、介護記録、予約などから一つを選び、「明日の朝から半日使えない」と仮定して、次の問いに答えてみてください。

1. 開始直後に困る業務は何ですか。
2. その業務を安全に続けるために、最低限どの情報が必要ですか。
3. 必要な情報を誰がどこで確認し、確認できなければ誰が判断しますか。
4. 停止中に生じた記録を、復旧後に誰が照合しますか。

たとえば、「訪問予定の控えはあるが、朝の変更を反映する担当が決まっていない」と分かれば、見直す箇所が一つ見つかったことになります。見つかった課題に担当者と確認日を付け、次の点検で「現場で使える状態になったか」まで確かめましょう。

よくある質問

Q1．災害や感染症のBCPを、一から作り直す必要はありますか？

まずは既存の計画を点検しましょう。指揮系統や優先業務など、活用できる部分があります。そのうえで、システム停止時の代替手順や、復旧後に記録を照合する方法などを補います。別紙にする場合は、本体から参照先が分かるようにしてください。

Q2．バックアップがあれば、業務を続ける手順は不要ですか？

バックアップはデータを戻すための備えです。復旧までの間に診療や訪問をどうするか、停止中に作った記録をどう反映するかは、別に決めておく必要があります。

Q3．小規模な診療所や介護事業所でも、訓練はできますか？

一つの場面を選び、職員が連絡先や代替様式を探し、対応の順番を説明するところから始められます。訓練用の架空データを使い、通常の診療やケアに影響しない形で試してください。自施設に適用されるガイドラインや訓練の要件も併せて確認しましょう。

まとめ＋要約

• 医療・介護のサイバーBCPでは、システム停止中に安全に続ける業務と、判断を待つ業務を決めます。
• 電子カルテや介護記録が使えないときに備え、実施に必要な情報と、判断する人を明確にしましょう。
• 紙や電話を使う場合は、情報の更新時点、保管場所、取扱い、記録方法まで確認します。
• 復旧後は、使える機能とデータの時点を確かめ、停止中の記録に漏れや重複がないか照合します。
• まず一つの業務について「半日止まったら」を話し合い、見つかった課題に担当者と確認日を付けましょう。

次回は、何から始めるか迷ったときの対策の順番を整理します

Day4では、アカウントの管理、機器やソフトの更新、バックアップからの復元確認、委託先との役割分担を取り上げます。限られた人員と予算のなかで、どの対策を優先するかを考えていきましょう。

今のBCPで、システム停止に対応できるか確認したい方へ