はじめに

地震対策というと、従業員の避難や備蓄品を思い浮かべる方が多いでしょう。

もちろん、人の命を守ることが最優先です。

しかし、会社にとっては、その後の問題もあります。

事務所に入れない。
パソコンが壊れた。
仕入先から商品が届かない。
従業員が出社できない。
顧客へ連絡できない。
入金や支払いの手続きができない。

被害を完全に防ぐことはできなくても、「何を優先して再開するか」を事前に決めることはできます。

1．事業継続とは何か

事業継続とは、災害が起きてもすべてを通常どおり続けることではありません。

限られた人員、設備、情報の中で、重要な業務を優先して再開することです。

中小企業庁は、防災・減災の事前対策をまとめる「事業継続力強化計画」を、中小企業が取り組みやすい事業継続計画として位置づけています。 認定制度もあり、計画策定後も訓練や見直しを通じて実効性を高めることが重要とされています。

参考： 中小企業庁「事業継続力強化計画」

難しい書類を作ることから始める必要はありません。

まず、自社にとって「止まると特に困る仕事」を考えます。

2．最優先で守る業務を決める

すべての業務を同時に再開するのは難しいため、優先順位を決めます。

次の質問を使って整理してください。

• この業務が止まると、人の命や安全に影響するか
• 顧客へ大きな損害を与えるか
• 契約上の問題が生じるか
• 売上や資金繰りへ大きく影響するか
• 他の業務を再開するために必要か
• 社会や地域に必要なサービスか

例えば、介護事業であれば利用者の安全確認、製造業であれば危険な設備の停止、通販事業であれば受注情報と顧客対応などが優先される可能性があります。

業種によって、守るべき業務は異なります。

3．人が不足した場合に備える

地震の後は、従業員全員が出社できるとは限りません。

本人が無事でも、家族の支援、交通機関の停止、自宅の片づけなどで出社できないことがあります。

そこで、次の準備が必要です。

• 一つの業務を複数人が担当できるようにする
• 担当者が不在の場合の代理者を決める
• 作業手順を簡単に記録する
• 在宅でもできる業務を整理する
• 外部へ依頼できる業務を確認する
• 経営者と連絡が取れない場合の決裁方法を決める

特定の人しか分からない仕事が多い会社ほど、災害時に業務が止まりやすくなります。

4．データと連絡先を守る

パソコンが壊れたり、事務所へ入れなくなったりすると、重要な情報を確認できなくなる可能性があります。

守るべき情報には、次のようなものがあります。

• 顧客情報
• 従業員情報
• 取引先の連絡先
• 契約書
• 会計データ
• 受発注情報
• 設計図や作業手順
• パスワードやシステム情報
• 保険の情報

バックアップは、同じ建物内だけに保存すると、建物全体が被災した際に失われる可能性があります。

クラウドや別の拠点など、異なる場所にも保存することを検討します。 ただし、個人情報や機密情報を扱う場合は、利用するサービスの安全性やアクセス権限も確認してください。

5．仕入先と設備の停止に備える

自社が無事でも、仕入先、配送会社、通信会社、電力会社などが被災すると、業務が止まることがあります。

次の点を確認しましょう。

• 主要な仕入先が一社だけになっていないか
• 代替商品や代替材料があるか
• 別の配送方法があるか
• 停電時に必要な設備は何か
• 燃料や消耗品を確保できるか
• 修理業者の連絡先が分かるか
• 他社や近隣企業と協力できるか

すべてを自社だけで解決しようとせず、取引先や地域との協力関係を作ることも備えになります。

6．小さな会社でも作れる簡易計画

簡易的な事業継続計画には、次の七項目を記載します。

1. 想定する災害
2. 従業員と顧客の安全確保
3. 災害時の責任者と代理者
4. 最優先で再開する業務
5. 必要な人、設備、情報、仕入先
6. 代替手段
7. 連絡方法と訓練日

一度作った計画を保管するだけでは、実際の災害時に機能しない可能性があります。

「責任者が出張中だったら」
「停電が三日続いたら」
「仕入先と連絡が取れなかったら」

という状況を想定し、話し合うだけでも課題が見えてきます。

まとめ＋要約

会社の地震対策では、従業員の安全確保に加えて、事業を再開する準備が必要です。

重要なポイントは次のとおりです。

• 最優先で再開する業務を決める
• 担当者と代理者を決める
• 特定の人に仕事を集中させない
• 重要データを別の場所にも保存する
• 仕入先や配送手段の代替案を考える
• 災害時の連絡先を紙でも保管する
• 定期的に訓練し、計画を見直す

小さな会社でも、最初はA4用紙一枚から始められます。

計画の長さよりも、従業員が内容を理解し、実際に行動できることが大切です。

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