BCPや社内規程はどこまで決める？「守る基準」と「現場で判断できる範囲」の分け方【Day2】

「マニュアルを細かくすると、確認することばかり増えそう」

「でも、現場判断に任せすぎると、対応がばらばらになる」

「どこまで決めれば、動きやすい仕組みになるのだろう？」

Day1では、BCPや規程・マニュアルがないことで、誰も判断できない状態が生まれる可能性を確認しました。

では、何でも細かく決めればよいのでしょうか。そこにも、工夫が必要です。

使いやすい仕組みにするには、「必ず守ること」「条件の範囲で選べること」「責任者へ確認すること」を分けて整理する方法があります。

Day2では、この3つの視点から、現場を支えるルールの作り方を考えていきます。

1．すべてを同じ強さのルールにしない

社内文書には、性質の違う内容が含まれています。

例えば、法令や安全上の理由から守る必要がある事項と、作業を進めやすくするための推奨手順では、扱いが異なります。

ところが、文書の中ですべてが「必ずこの順番で行う」と書かれていると、現場はどこまで判断してよいのか分からなくなります。

逆に、すべてを「状況に応じて適切に対応する」とすると、判断の基準が見えません。

そこで、次のように整理してみましょう。

この3区分は、社内文書を分かりやすくするための実務上の整理方法です。法令で定められた分類ではありません。

どの事項をどこに置くかは、適用される法令や契約、自社の権限・業務内容を踏まえて検討してください。

2．「必ず守ること」は、理由も一緒に伝える

守る必要がある基準は、曖昧にせず、従業員が理解できる言葉で示します。

その際、理由も共有すると、想定外の場面で判断する手がかりになります。

説明用の例：顧客情報を送る場面

例えば、「顧客情報は、会社が認めた方法で取り扱う」という基準があるとします。

通常のシステムが使えなくなったとき、仕事を急ぐあまり、個人のメールや未承認のサービスへ送ってよいと考えてしまうかもしれません。

そこで、利用できる代替方法と、利用できない方法を事前に確認します。承認済みの代替方法も使えなければ、送信を保留して責任者へ確認するなどの行動を決めます。

「急いで対応する」という目的があっても、情報を守るための条件まで自由に外せるわけではありません。

目的だけでなく、守る必要がある条件を示すことが、無理な自己判断を防ぐ助けになります。

3．「現場で判断できる範囲」を具体的にする

現場の判断を認めるなら、どこまで任せるかも共有しましょう。

「臨機応変に」「常識の範囲で」といった言葉だけでは、人によって受け止め方が変わります。

判断範囲を決めるときの確認事項

• どのような場合に、その判断ができるか
• 誰に、その権限があるか
• 選べる方法は何か
• 金額、対象業務、利用期間などの条件はあるか
• 実施前の承認と、実施後の報告のどちらが必要か

例えば、通常の連絡手段が使えない場合に、会社が認めた別の連絡手段を使えるようにしておく方法があります。

その際も、本人確認、送ってよい情報の範囲、記録の残し方などを合わせて決めておくと、使いやすくなります。

選択肢を増やすだけでなく、安心して選べる条件を明確にしましょう。

4．責任者への相談は、「つながらない場合」まで考える

マニュアルによくあるのが、「問題が発生したら上司へ相談する」という記載です。

相談先が明確なことは大切ですが、それだけでは、上司が不在の場面に対応できません。

次の点まで確認しておきましょう。

• 通常の判断者と連絡方法
• 連絡が取れない場合の代替判断者
• 返答を待つ間に行うこと、止めておくこと
• 切迫した危険があるときの行動
• 判断後に共有する相手と記録方法

危険が迫っている場面で、避難や救援の要請まで上司の承認待ちにしないことも重要です。

一方、契約変更や大きな支出などの判断については、担当者がどこまで決められるかを、別に整理します。

「相談する」と書くなら、相談が成立しない場合の動き方も用意しましょう。

5．BCPの目標と、実行する手順を区別する

BCPでは、重要な事業を、どの程度まで、いつまでに復旧させたいかという目標を考えます。

同時に、その目標に向けた体制や代替手段を検討します。

ここで気を付けたいのは、復旧目標があるからといって、危険な作業や実行できない対応を従業員へ求める運用にしないことです。

目標と現実の差が分かった場合は、被害や人員、設備などの状況を確認し、権限のある人が対応と見通しを判断します。

説明用の例：予定した拠点が使えない

災害時は別の事務所を使う計画だったものの、その事務所も使えなくなったとします。

この場合、計画に場所が書いてあるという理由で、無理にそこへ向かうことは適切ではありません。

安全や設備、利用可能な人員を確認し、事前に検討した別の選択肢や、重要業務の絞り込みを考えます。

こうした判断を支えるために、計画の中に優先順位、判断体制、必要な情報を整理しておく意味があります。

6．推進担当者と、最終判断者を混同しない

BCPや規程を作る担当者が決まると、「その人が全部判断する」と受け止められることがあります。

しかし、文書をまとめる役割と、会社として重要な判断をする役割は、必ずしも同じではありません。

少人数の事業では役割を兼ねる場合もあります。それでも、どの立場で何を決めるかを整理しておくと、担当者への丸投げを防ぎやすくなります。

7．使いにくい手順は、放置せずに見直す

規程やマニュアルを使ってみて、時間がかかりすぎる、連絡先が分からない、判断が重複するといった問題が見つかることがあります。

その場合、「守れない人が悪い」で終わらせず、手順そのものにも改善点がないかを確認しましょう。

内閣府の事業継続ガイドラインでも、事前の備え、教育・訓練、点検・改善を含めた継続的な取組が示されています。

その場の対応変更と、正式な改定は分ける

緊急時に権限の範囲で代替手段を選ぶことと、社内規程を正式に変更することは別です。

現場で工夫した方法を、そのまま新しいルールとして広める前に、理由、影響、法令や他の文書との整合を確認してください。

改定が必要な場合は、所定の承認や周知などの手続きを進め、古い版との混在も防ぎましょう。

今日できること：一つの手順を3つに分けてみる

普段使っているマニュアルや、これから決めたい対応を一つ選んでみてください。

1. 必ず守ること：安全や法令、情報管理などの条件は何か。
2. 現場で選べること：どの条件なら、どの方法を選べるか。
3. 確認すること：誰の判断が必要で、不在時はどうするか。

分類に迷う部分は、そのまま確認事項として残します。推進担当者だけで決めず、現場と経営者で話し合ってみましょう。

一つの手順を整理するだけでも、「細かく決めるべき部分」と「選択肢を用意する部分」が見えやすくなります。

よくある質問

Q．現場判断を認めると、対応がばらばらになりませんか？

A．目的、守る条件、選べる方法、報告の仕方を共有することが大切です。結果だけでなく、どの条件で判断したかを確認できるようにしましょう。

Q．例外対応のルールがあれば、何でも変更できますか？

A．できません。法令や契約、安全上の制約などを確認する必要があります。例外を認める権限と、対象となる範囲を明確にしてください。

Q．すべて社長の承認にすれば、間違いを防げますか？

A．確認を集中させると、不在時に判断が止まる可能性があります。経営者が判断する事項と、事前に権限を任せられる事項を整理しましょう。

Q．手順を見直すことは、最初の計画が失敗だったということですか？

A．そうとは限りません。訓練や実際の運用で分かったことを反映し、現在の状況に合う内容へ更新することが重要です。

まとめ＋要約

動きやすいBCPや社内文書は、守る基準と、判断できる範囲、責任者へ確認する事項が分かるものです。

• すべてを厳格な指示にしたり、すべてを現場任せにしたりしないことが大切です。
• 守るべき基準は、その理由と合わせて共有しましょう。
• 判断を任せる場合は、条件、権限、選択肢、報告方法を明確にしましょう。
• 推進担当者と会社としての判断者の役割を整理しましょう。
• 運用上の工夫は記録し、必要なものを正式な改定につなげましょう。

次回は、具体的な場面で「決めてある効果」を考えます

Day3では、責任者の不在、システム停止、担当者の急な休みなどを題材に、役割や基準がある場合と曖昧な場合を比べます。

自社で先に決めておきたいことを、日々の仕事に当てはめて考えていきましょう。

参考情報

• 内閣府「事業継続ガイドライン（令和5年3月）」
• 中小企業庁「中小企業BCP策定運用指針」

本記事は2026年10月25日時点で確認した公表資料に基づく一般的な解説です。3区分の整理方法、役割分担、ケースは実務上の参考例であり、公的な統一基準ではありません。自社に必要な対応は、法令、契約、社内規程などを踏まえて確認してください。