はじめに

業務の棚卸しをしたものの、

「どの仕事にAIが使えるのかわからない」

と感じる方もいるでしょう。

その場合は、パソコンで行っている仕事に注目してみてください。

メールを書く。
文書を作る。
数字を表へ入力する。
資料を探す。
会議内容をまとめる。

こうした業務は、AIを活用しやすい分野です。

ただし、すべてをAIへ任せる必要はありません。

人が行っている作業の一部分を支援してもらうだけでも、負担は減らせます。

パソコンで行う仕事を分けて考える

パソコン業務は、大きく分けると次のように整理できます。

• 文章を作る
• 情報を探す
• 内容を整理する
• 数字や情報を入力する
• 人へ伝える
• 判断する

このうち、AIが支援しやすいのは、文章作成、検索の補助、情報整理、分類、下書きです。

一方、契約、採用、支払い、重要な経営判断などは、人による確認が欠かせません。

「全部任せるか、使わないか」という二択ではなく、途中の作業を手伝ってもらうと考えると、活用しやすくなります。

AIが得意な5つの業務

総務や事務での活用例

たとえば、毎月社内へ提出をお願いする書類があるとします。

これまでは担当者が、前月のメールを探し、日付を修正し、文章を整え、送信していました。

AIを使えば、次のような条件を渡して、案内文の下書きを作れます。

• 提出期限は5月20日
• 対象は全社員
• やわらかい表現
• 未提出の場合は総務へ連絡してもらう

担当者は、完成した下書きの内容を確認して送信するだけです。

1回あたりの削減時間は小さくても、毎月、毎週と繰り返すことで大きな差になります。

個人事業主の活用例

個人事業主は、顧客対応、見積もり、発信、経理、サービス提供を一人で行うことがあります。

AIは、次のような場面で役立ちます。

• 打ち合わせ内容の整理
• お客様へのお礼メール
• 提案書の構成づくり
• SNS投稿の下書き
• サービス内容の説明
• よくある質問の作成
• ブログ記事の構成づくり

AIに任せることで空いた時間を、お客様との対話やサービス改善に使えます。

最初の実践で守ること

AIへ入力する情報には注意が必要です。

個人名、住所、電話番号、取引先の秘密情報、未公開の売上情報などは、安易に入力しないようにしましょう。

また、AIが作った文章や回答は、必ず人が確認します。

AIは自信があるように見える文章で、誤った内容を示すことがあります。

最初は、次の条件に当てはまる仕事から始めることが大切です。

• 間違っても人が修正できる仕事
• 外部へ出す前に確認できる仕事
• 個人情報を使わない仕事

まとめ＋要約

AIを生かせる業務を探すときは、パソコンで行っている仕事に注目します。

文章作成、要約、分類、アイデア出し、チェック項目の作成は、比較的始めやすい分野です。

AIへ仕事のすべてを任せる必要はありません。下書きや整理など、作業の一部分を支援してもらうだけでも負担を減らせます。

ただし、重要情報や個人情報の入力を避け、最終確認は必ず人が行います。

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